У ваші плани входить організація великої зустрічі партнерів або клієнтів вашої компанії? Якщо ви збираєтеся провести таку зустріч в перший раз, то не розглядайте як місце проведення такої конференції власний офіс - задумана кількість людей просто не поміститься в цьому обмеженому просторі. Вам потрібно орендувати конференц-зал, в якому і прийнято проводити настільки багатолюдні і часом тривалі збори. Але знайти потрібний конференц-зал, просто запитавши інформацію про зали, які здаються у Google, найчастіше неможливо, так як часто знайдений за оголошенням конференц-зал виявляється абсолютно невідповідним для задуманого заходу.
Тому для початку встановіть приблизну кількість учасників заходу, і вже виходячи з цих даних підбирайте зал по місткості і кількості посадочних місць. Обов'язково передбачте можливість встановлення додаткових місць для сидіння, адже навіть в разі попереднбого запису учасників не виключена можливість деякого збільшення їх числа. Однак, величезне значення має не тільки площа залу і можливість комфортного розміщення учасників заходу, а й зручність добирання до цього конференц-залу, адже в будні дні дорога забита заторами, а відсутність транспортних розв'язок біля приміщення взагалі може відштовхнути багатьох планованих учасників від відвідування заходу. Адже далеко не всі зможуть дістатися до місця проведення зборів на власній машині, а людям, які користуватися громадським транспортом вкрай важливо дістатися до місця по можливості без пересадок і тривалих піших прогулянок. Якщо вас цікавить оренда конференц-залу, то рекомендуємо відвідати сайт http://odessa.nemohotels.com/uslugi/konferenc-zal/ вже зараз.
Але тільки вибору підходящого місця для проведення конференції виявиться замало - адже будь-яка конференція не проходить в порожньому залі, він повинен бути обладнаний необхідною технікою, такою, як телевізор з великим екраном, відеопроектором, мікрофонами і інтерактивними дошками. Дізнайтеся все про обладнання залу, а також уточніть силу сигналу wi-fi. Якщо в плани конференції входить і онлайн-трансляція, то обов'язково протестуйте інтернет-з'єднання і проведіть пробну трансляцію. Однак при повній відповідності всіх технічних умов залу трапляється так, що учасники залишають конференцію раніше терміну через дискомфорт. Так от чого виникає відчуття незручності і дискомфорту в учасників заходу? В першу чергу учасники повинні мати можливість відвідувати чистий і охайний туалет, забезпечений всіма предметами гігієни. Обов'язково потрібно загострити увагу адміністратора на цьому аспекті. Ще місія адміністратора полягає в забезпеченні стабільного освітлення в місцях загального користування.
Всі гості конференції мають потребу у прийомі їжі - але буде прикро, якщо найближче кафе просто не впорається з напливом відвідувачів у перерві конференції. Якщо в кафе виникне черга, перерва невиправдано затягнеться, що спричинить за собою продовження роботи заходу і, отже, незручність для учасників. А ще в програму будь-якої конференції обов'язково входять кава-брейки, і місце для їх проведення має бути максимально легко доступним. У приміщенні для кава-брейків повинні бути присутніми зручні пуфи і канапки, щоб люди могли випити чашку кави і обговорити всі виниклі питання в максимально комфортній обстановці.